Smart working al tempo del coronavirus: procedure semplificate

Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e al contempo favorire la crescita della sua produttività.

La definizione di smart working, contenuta nella Legge n. 81/2017, pone l’accento sulla flessibilità organizzativa, sulla volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo individuale e sull’utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto (come ad esempio: pc portatili, tablet e smartphone).

Ai lavoratori agili viene garantita la parità di trattamento – economico e normativo – rispetto ai loro colleghi che eseguono la prestazione con modalità ordinarie. È, quindi, prevista la loro tutela in caso di infortuni e malattie professionali, secondo le modalità illustrate dall’INAIL nella circolare n. 48/2017.

A partire dal 15 novembre 2017, le aziende sottoscrittrici di accordi individuali di smart working possono procedere al loro invio attraverso l’apposita piattaforma informatica messa a disposizione sul portale dei servizi del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

È possibile inviare comunicazioni sia in modalità singola che massiva. Esiste inoltre la possibilità di modificare e annullare, sia singolarmente che massivamente, comunicazioni precedentemente inserite. Inoltre, per tutte le comunicazioni inviate, è possibile scaricare la ricevuta rilasciata in fase d’invio che certifica che l’adempimento è stato assolto e il documento relativo all’accordo tra lavoratore e datore di lavoro.

La procedura semplificata per l’emergenza coronavirus

Il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 1 marzo ha raccomandato di incentivare il ricorso a forme di lavoro agile, in maniera da evitare quanto più possibile gli spostamenti delle lavoratrici e dei lavoratori e la loro permanenza nei luoghi di lavoro.

E’ stata definita una modalità semplificata caricamento massivo per la comunicazione di smart working nel periodo emergenziale epidemiologico da COVID-19 (coronavirus). La nuova modalità massiva semplificata richiede il salvataggio di un file excel (scaricabile qui)  in cui sono riportati i dati essenziali relativi allo smart working.

Il Ministero utilizzerà queste informazioni per ricostruire le comunicazioni di “inizio periodo” nello stesso formato in uso per i periodi fuori dall’emergenza da COVID-19 (coronavirus).

La procedura che avrà il compito di creare le comunicazioni nella versione definitiva, prenderà in esame solo il primo “foglio Excel” inviato e salterà le prime due righe, riservate alle intestazioni delle singole colonne.

Dalla terza riga in poi vanno indicate:

• sulla colonna A: il codice fiscale del datore di lavoro (in genere la partita Iva dell’azienda): 11 cifre numeriche
• sulla colonna B: il codice fiscale del lavoratore impegnato nel lavoro agile: 16 caratteri alfanumerici
• sulla colonna C: il cognome del lavoratore
• sulla colonna D: il nome del lavoratore
• sulla colonna E: la data di nascita del lavoratore nel formato GG/MM/AAAA Per es: 21/12/1960
• sulla colonna F: il codice catastale del luogo di nascita del lavoratore per es: F839 (che indica Napoli)
• sulla colonna G: il codice della Posizione Assicurativa Territoriale Inail del Lavoratore (PAT) da 7 a 10 cifre numeriche per es: 95627945-99 da rilevare sulla busta paga del lavoratore alla voce generalmente indicata come “posizione Inail”
• sulla colonna H: voce di tariffa INAIL associata al rapporto di lavoro, 4 cifre numeriche per es: 0723 da rilevare sulla busta paga del lavoratore generalmente indicata come “Voce di rischio”
• sulla colonna I: data di inizio (1) del periodo di lavoro agile nel formato GG/MM/AAAA Per es: 16/03/2020
• sulla colonna J: data di fine del periodo di lavoro agile nel formato GG/MM/AAAA Per es: 17/04/2020

(1) la data di inizio dello smart work deve essere di almeno un giorno successiva alla comunicazione.

Occorre porre attenzione nell’indicare correttamente il Codice Fiscale Datore di lavoro, PAT e Voce di tariffa INAIL, verificando che non si perdano eventuali 0 (zeri) iniziali che potrebbero causare un errore nell’elaborazione (esempio tipico la mancata validazione di un Codice Fiscale con uno più zeri all’inizio della stringa). Nel caso utilizzare un’apostrofo prima dello 0.

La procedura non consente di inviare comunicazioni di modifica o di annullamento.

Non è necessario l’accordo scritto firmato dal lavoratore: la comunicazione al lavoratore (fac simile comunicazione scaricabile qui)  dell’avvio delle modalità “smart working” può essere fatta via mail specificando eventualmente il riferimento dal DCPM del 1.3 2020 ed allegando l’informativa  sulla  sicurezza sul lavoro (fac simile informativa scaricabile da qui).

Sulla base della comunicazione e della conferma di accettazione da parte del lavoratore, il datore di lavoro predispone una dichiarazione autocertificata  per singolo dipendente, (fac simile autocertificazione scaricabile qui) da trattenere agli atti in quanto la procedura semplificata non prevede di acquisire sul portale altri allegati oltre al file exel con l’elenco dei dipendenti coinvolti.

L’accesso a cliclavoro

Per le comunicazioni di smart working bisogna accedere alla piattaforma www.cliclavoro.gov.it

L’accesso alla nuova procedura semplificata per il caricamento massivo è consentito tramite:
• credenziali SPID, rilasciate da uno qualsiasi dei gestori indicati dall’AgID
• credenziali attive rilasciate dal portale www.cliclavoro.gov.it.

Registrazione SPID
Per le modalità di rilascio delle credenziali SPID si rimanda al sito: www.spid.gov.it e per il momento non è consigliabile utilizzarla

Registrazione ClicLavoro
La procedura per la registrazione al portale ClicLavoro si compone di due passaggi:
• Il primo, attivabile selezionando nella homepage “Login” (in alto a destra) e successivamente “Non sei registrato? Iscriviti ora”, per la definizione delle credenziali di accesso (username e password).
• Il secondo per il completamento del “Profilo utente”, disponibile nell’”Area Riservata” previo accesso utilizzando le credenziali ottenute al punto precedente, con l’indicazione dei dati anagrafici e del codice fiscale.Attenzione: utenze senza codice fiscale nel “Profilo utente” non consentono di accedere alle funzionalità di trasmissione.

E’ consigliabile completare quanto più possibile i campi del data base contenuto nel portale cliclavoro.gov.it

#andràtuttobene